Що читати, щоб усе встигати: уроки ефективного тайм-менеджменту

Ритм життя сучасної людини вимагає бути максимально продуктивними, постійно навчатись, здобуваючи нові навички, виконувати задачі в чітко встановлені дедлайни. Ми вчимо англійську дорогою на роботу, їдемо на відпочинок з ноутбуком, читаємо в літаку чи поїзді, відповідаємо на робочі листи перед північчю.

Як бути ефективними та водночас не перевантажувати себе, вчать фахівці з тайм-менеджменту. Вони допомагають планувати час, визначати пріоритети для задач, розділяти важливі завдання від неважливих дрібних, які щодня крадуть наш час. Пропонуємо познайомитись з основними інструментами, методиками й, звісно, книжками, які допоможуть вам встигати більше.

Для вимірювання і структурування часу існує багато технік і мобільних додатків, розроблені спеціальні ділові щоденники, спрямовані на підвищення щоденної ефективності. Та вони найефективніше працюватимуть тоді, коли відповідатимуть саме вашим потребам, а не шаблону, створеному кимось. Але щоб дійти до точки розуміння себе і визначитись, що для вас актуально, треба спробувати кілька варіантів — це найкоротший і найефективніший шлях.

Дехто не сприймає подібних технік, вважаючи, що людина – не машина чи робот, щоб жити чітко за планом. Та планування навпаки про інше – воно дозволяє не лише визначати час на ту чи іншу задачу та прописувати їх виконання в певній послідовності, а також вчасно себе розвантажувати, виділяючи заздалегідь і час на відпочинок.

Книжки, які допоможуть вам робити більше за той самий час:

Видання буде корисним і батькам, і дітям, тут ви знайдете 32+ поради для дітей від 1,5 до 16 років. Звісно, деякі з них – загальновідомі, але просіяні авторкою через сито її власного досвіду і адаптовані до віку та потреб дітей. Важливо пам’ятати також, що діти вчаться не через слова і поради, а спостерігаючи та переймаючи досвід дорослих, тому саме ваш приклад сприятиме тому, як діти в майбутньому розпоряджатимуться своїм часом.

Якщо ви класична сова, вас відлякає вже назва книжки. Але не поспішайте – хоч автори (чи то видавці) й полюбляють крайнощі, вже в анотації ви прочитаєте заспокійливе «Ви можете обрати комфортний для вас час». Основний же акцент на тому, що важливі для вас справи не варто переносити на другу половину дня чи на вечір, а присвятити їм ранішні години, поки не погрузли в роботі й поки вас не відволікають терміновими, але менш важливими справами (пам’ятаємо про матрицю Ейзенхауера). Також увечері ми часто втомлені й радо відмовляємось від будь-яких навантажень – фізичних чи розумових.

У книжці є покрокова інструкція, як спланувати ідеальний ранок.

Схожа тематика порушена і в «Чудовому ранку»: автор пропонує починати кожен день з правильного настрою, задавати позитивний тон, який спонукатиме вас досягати своїх цілей впродовж дня. Ви створюєте атмосферу, налаштувавшись на власні внутрішні потреби, а тільки після цього грузнете в роботі, поспіху, виконанні задач. Чому це має працювати для всіх? Тому що ваш день стає продуктивнішим, ви працюєте натхненніше, виконуєте рутину з іншим настроєм, ніж коли одразу зі сну поринаєте в неї.

Застосування порад Гела Елрода допоможе знизити рівень стресу, підвищити продуктивність та позитивно вплине на здоров’я.

Ця книжка менше розповідає про тайм-менеджмент, але вона стане в пригоді кожному, хто вирішив стати на шлях змін. У ній детально йдеться про те, як безболісно позбутись звичок, які шкодять (здоров’ю, кар’єрі), та як вкорінювати нові звички на довгостроковий період. Вона навчить вас перебудовувати шаблони поведінки, які стоять на заваді успішному результату.

Класична книжка, перекладена понад 40 мовами, що витримала чимало перевидань у всьому світі, про найнеприємнішу для вас роботу (жабу), з якої потрібно починати свій день. Вона допоможе вам правильно планувати час та організувати роботу, концентрувати увагу на найголовніших задачах, досягти запланованих результатів, визначати пріоритети, доводити все розпочате до завершення. Основна її порада – дійте, адже ключові задачі необхідно виконувати ефективно і швидко. Для її реалізації наприкінці кожного розділу міститься задача – для старту роботи над собою.

Лора Вандеркам, експертка з тайм-менеджменту, впевнена, що можна поєднувати особисті і робочі справи без шкоди і одним, і іншим.

Провівши численні дослідження, авторка з’ясувала, що при опитуваннях дуже часто надають неправильні дані про відпрацьовані години. Це виникає, зокрема, через те, що не кожен готовий зізнатись в реальній цифрі, і загалом людям подобається показувати себе в кращому світлі. Та найвагомішою причиною є те, що більшості опитуваних справді здається, що вони працюють більше. Дехто з них враховує увесь час, проведений на роботі (а в реальності він включає і обід, і відволікання на соцмережі, і перерви на перекус, чай/каву/розмову телефоном тощо), інші несвідомо приписують собі додаткові години. І тільки при ретельному аналізі щоденних дій можна виявити цю невідповідність.

Пропонована книжка присвячена одному із методів тайм-менеджменту, який покликаний виміряти, на що реально йде час щодня, – хронометражу, а саме – аналізові більше сотні таблиць з життя жінок, які заробляють щонайменше $100 000 на рік. Історії цих жінок показують на прикладах, як правильно організовувати свій час.

Книжка містить 50 практичних порад людей, які змогли змінити власний стиль життя. Вона стане в пригоді, якщо ви перебуваєте на шляху змін, прагнете упорядкувати фінанси, більше подорожувати й насолоджуватись життям. Ви зможете позбутися зайвого, оптимізувати робочі процеси, зменшити стрес, додати впевненості у своїх силах.

Буде корисна і тим, хто не планує радикально змінюватись – вміщена тут інформація допоможе вивільнити час на власні потреби, впорядкувати особисте життя, відповідальніше ставитись до часу як обмеженого ресурсу. 

Ця книжка вчить, як вибирати самим те, що для вас найважливіше, як приймати рішення, не піддаватись чужому впливу.

Ґреґ Маккеон розробив власну концепцію Есенціалізму, яка вчить звертати увагу на найсуттєвіше, відкидати непотрібне й встигати те, що в пріоритеті. Неможливо встигнути все і володіти всім, але можна вирішити, на що витрачати власні час та енергію. Пропонована концепція допоможе визначити, що потрібно саме вам, відкинути зайве і докладати менше зусиль, присвятивши час найголовнішому. Якщо не ви розставлятимете пріоритети, хтось робитиме це замість вас.

Авторка книжки радить звернути увагу на поведінкову психологію. Вона доводить, що це дозволить розібратися в собі та інших й оптимізувати зусилля для досягнення щоденних цілей. Видання містить корисні поради про те, як спланувати день і втілити заплановане; як приймати тактичні й стратегічні рішення, дає поради про розподіл роботи та відпочинку та ділиться лайфхаками, звідки можна черпати енергію.

Тут ви теж знайдете покрокову інструкцію, як розставляти пріоритети, окрім того дізнаєтесь, як налагоджувати комунікацію, стати більш впливовими, мати більше енергії. Застосування цих порад допоможе і на роботі, і в особистому житті, оскільки всього кілька змін щоденних звичок даватимуть помітний результат.

На відміну від попередніх книг, що базуються на особистих досвідах авторів та залучених для досліджень людей, «Таймхакинг» підходить до категорії часу з наукової точки зору. Спираючись на дослідження в області психології, біології та економіки, автор враховує приховані закономірності дня для розробки ідеального графіка.

Тут зібрані найновіші дослідження про час з практичними порадами, використовуючи які читач зможе жити багатшим, більш насиченим життям. Ви навчитесь краще відчувати час та перетворювати його на свого спільника – як в щоденній рутині, так і для значно триваліших задач. Обов’язковий мастрід.

Що важливо: фахівці радять втілювати прочитані методики й техніки не пізніше, ніж через 72 години після ознайомлення. Інакше все, про що ви дізнались з книжки чи статті, залишиться непотрібним та ніяк не вплине на вашу продуктивність.

Методики та поради, за допомогою яких ви станете продуктивнішими:

Існують численні розроблені методики для різних потреб – окремо для ділового планування і для батьків (Flymama, Woman Inside), адже останні повинні враховувати, що їхнє планування має бути гнучким, оскільки діти вносять в нього свої корективи. Що також важливо – привчати дітей до певних ритуалів змалку.

Хронометраж

Протягом двох тижнів відстежуйте час, що йде на різні задачі: записуйте кожну свою дію в блокноті чи в нотатках смартфона. Після двох тижнів таких спостережень будете, найімовірніше, здивовані, та відкриєте власних «пожирачів часу». Аналіз процесів дозволить зменшити непродуктивні години та збільшити свою ефективність.

Це важливо також для роботи в команді: за потреби зможете озвучити час, який потрібен вам для виконання задачі, від результату якої залежить спільний результат.

Визначайте пріоритети

Ви не можете встигнути все, але точно існує шанс зробити все найголовніше. Отже, працюйте з пріоритетами – що важливо зробити саме зараз, що може зачекати, а які справи не вирішують для вас нічого в довгостроковій перспективі.

Години продуктивності

Визначте, коли саме вам працювати найкомфортніше, та намагайтесь саме в цей час виконувати важливі задачі і призначати зустрічі.

Планування

Формуючи список справ на день, обмежтеся 10 пунктами. Внесіть 1 дуже важливу справу (і найтривалішу за часом), 3 менш важливі справи (на виконання яких будуть потрібні 2-3 години) та інші дрібні (до 1 години).

Орієнтування

Все, що ви робите, повинно співвідноситись з необхідним вам результатом. Не фокусуйтесь лише на процесі, будьте зосередженими і цілеспрямованими.

Pomodoro

Ця техніка допоможе вам ефективно вести кілька проектів паралельно. Якщо врахувати, що потрібно максимально зосередитись на задачі, метод використовує 25-ти хвилинні відрізки для її виконання. Отже, визначте ціль та працюйте над нею 25 хвилин. Коли задзвенить сигнал, зупиніться, зробіть помітку в плані (чи книжці), де зупинились, і зробіть перерву 5 хвилин.

Відпочинок

Це те, про що часто забувають в плануванні чи ігнорують в процесі роботи, але відпочинок так само потрібен для вашої продуктивності, як і власне робота. Працюючи без перерв, мозок не зможе достатньо зосереджуватись на задачах, продукувати нові ідеї, ви будете робити помилки й частіше відволікатись.

Правило двох хвилин

Якщо можете зробити завдання за 2 хвилини – робіть його відразу, не відкладайте коротку відповідь на лист, дрібну правку чи щось незначне на потім.

Оцінка продуктивності

Також не забувайте щодня оцінювати свою продуктивність – ставте собі бал від 1 до 10 та аналізуйте, що можна було зробити краще, якщо не повністю задоволені результатом.

Мобільні додатки, які допоможуть вам встигати більше:

Tick Tick додаток-планувальник, який зберігає всі поточні справи та синхронізує за допомогою хмарного сховища.

Any.do в додатку можна працювати зі списками, календарем, робити нотатки та нагадування, він синхронізується з іншими пристроями.

Timely – розумний будильник для Android.

Cloud Cal календар-органайзер.

Eisenhower – дозволяє пріоретизувати задачі.

Todolist, Wonderlist – для створення списку справ.

keep.google нотатник.

A Tracker відстежує час, який ви витрачаєте на виконання конкретних завдань.

Додаток aTimeLogger визначає, скільки часу потребують певні дії, створюючи на основі показників статистику.

(Visited 442 times, 1 visits today)