10 правил деловой переписки из новой книги Ильяхова и Сарычевой

Авторы бестселлера «Пиши, сокращай» издали еще одну полезную книгу — «Новые правила деловой переписки». С сегодняшнего дня ее можно приобрести в Yakaboo. Мы уже успели ее прочитать и активно пользуемся советами Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой в работе. Блог Yakaboo выделил 10 советов из этой книги, которые нам кажутся наиболее полезными.

Пишите так, чтобы получателю было удобно

Тема письма должна быть информативной. Четко указывайте в теме задачу (или название прикрепленного документа и т.д.) и дедлайн. Например, «статья о котиках, вычитать до четверга» или «отчет отдела маркетинга за сентябрь». Если у вас несколько принципиально разных вопросов — пишите отдельными письмами. Если это несколько вопросов, касающихся одной темы — разделяйте вопрос абзацами и нумеруйте их. Так получателю будет легче ответить на письмо и понять, что от него хотят.

Избавляйтесь «воды» и не перегружайте текст лишней информацией. Пишите четко, структурировано и понятно.

Если вам что-то надо от адресата и вы заинтересованы, чтобы он ответил, старайтесь сделать за него как можно больше работы, помочь ему

Например, если ему нужно прислать вам какие-то данные, создайте таблицу, внесите в нее названия строк и уже имеющуюся информацию, чтобы адресат мог только занести в нее свою часть информации.

Если вам надо согласовать изображение, вставьте фото прямо в текст письма, а не прикрепляйте приложением — так адресат не будет тратить лишнее время на то, чтобы скачать файл, открыть его и увидеть. Файл в полном размере, при необходимости, продублируйте во вложении или в виде ссылки на архив.

Не пишите «где-то там в общей папке есть папка, там должна валяться нужная фотка», а найдите эту фотографию и прикрепите к письму.

Чем сильнее вы упростите задачу получателю вашего письма, тем больше шансов, что он ответит быстро и с удовольствием, а не будет откладывать ваше письмо на последний момент.

Признавайте свои ошибки, извиняйтесь и предлагайте план решения

Если вы забыли вовремя попросить какие-то данные и вам надо получить их срочно, не перекладывайте свои проблемы на адресата, требуя у него немедленного ответа, даже если он ваш подчиненный. Честно признайтесь, что забыли, не смогли вовремя спросить информацию, и попросите вас выручить. Человеку будет приятно вам помочь, чем срочно выполнить внезапное поручения.

Если задержка была с вашей стороны, предложите варианты решения проблемы и помощь. Например, «Лена, я вчера забыл попросить у тебя данные для отчета. Можешь ли ты меня выручить и быстро их прислать? Могу попросить программистов сделать выписку, чтобы у тебя были выходные данные ». Согласитесь, это гораздо лучше чем «Лена, пришли данные для отчета, у тебя 2 часа». 

Не пытайтесь «залезть в голову»

Фразы вроде «вы влюбленный в свое дело человек, поэтому легко справитесь с этим», «эта задача — серьезная битва, которые вы так любите». Автор таких высказываний будто хочет запрограммировать человека на хорошее отношение к заданию и мимоходом сделать ему комплимент, вместо этого же такое только раздражает. В деловой переписке не принято делать выводы за адресата. Будьте откровенны и прямо пишите, что надо сделать, и почему это надо сделать в определенный срок. Например, «Пожалуйста, напиши этот текст до завтра, потому что мы можем потерять крупного клиента» вместо «Ты любишь быстро писать тексты, поэтому должен справиться до утра».

Давайте оценку работе, а не человеку

Не пишите «Такое решение предлагают только неразумные люди» или «Только недальновидный человек мог написать такой текст, вам надо еще поучиться». Вместо этого лучше оценивайте же работу: «Такая фотография нам не подходит», «Текст нужно сократить и переписать с меньшим количеством эпитетов». Также, комментируя чужую работу, лучше говорить о своих оценках. Не «это сложный текст», а «я не понял, что здесь написано», и ни в коем случае не «ты пишешь плохо». А еще лучше отталкиваться от последствий: «Если мы это опубликуем, на нас подадут в суд».

Не пишите «заранее благодарен/на»

Это раздражает и воспринимается, как манипуляция. Если человек благодарит заранее, то он как-будто подразумевает, что раз он уже вас поблагодарил, то у вас нет права отказаться. Автор вроде и вежливый, но на самом деле пытается заставить адресата что-то сделать.

Если речь идет о встрече, интервью или совещании, по возможности указывайте, сколько времени это может занять

Так человеку будет легче планировать свое время.

Никогда не пишите письма на эмоциях

Просто не нужно. Ничего хорошего из этого не получится. Переждите, когда эмоции стихнут, или не пишите, а звоните — по телефону проще не наговорить друг другу лишнего.

Не пишите шаблонные фразы

«С мыслями о Вас и Вашем бизнесе», «Доброго времени суток», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество», «Просим прощения за неудобства». Это раздражает и выглядит неискренне.

Не будьте небрежными в переписке

Большое количество опечаток, игнорирование больших букв и знаков препинания, слишком «разговорная» формулировка предложений — это все производит впечатление неуважения к коллегам. Не жалейте времени на то, чтобы сформулировать завершенное понятное предложение.