10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої

Автори бестселлера «Пиши, сокращай» видали ще одну корисну книжку — «Новые правила деловой переписки». З сьогоднішнього дня її можна придбати в Yakaboo. Ми вже встигли її прочитати і активно користуємось порадами Максима Ільяхова та Людмили Саричевої у роботі. Блог Yakaboo виділив 10 порад з цієї книги, які нам здаються найбільш корисними. 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Пишіть так, щоб отримувачу було зручно. Піклуйтесь про нього

Тема листа має бути інформативною. Чітко вказуйте в темі задачу (або назву прикріпленого документа, тощо) та дедлайн. Наприклад, “стаття про котиків, вичитати до четверга” або “звіт відділу маркетингу за вересень”. Якщо у вас кілька принципово різних питань — пишіть окремими листами. Якщо це кілька питань, що стосуються однієї теми – розділяйте питання абзацами та нумеруйте їх. Так отримувачу буде легше відповісти на лист та зрозуміти, що від нього хочуть. 

Позбавляйтесь “води” і не перевантажуйте текст зайвою інформацією. Пишіть чітко, структуровано і зрозуміло. 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0
10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0
10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Якщо вам щось потрібно від адресата і ви зацікавлені, щоб він відповів, намагайтесь зробити за нього якомога більше роботи, допомогти йому

Наприклад, якщо йому потрібно надіслати вам якісь дані, створіть таблицю, внесіть у неї назви рядків та вже наявну інформацію, щоб адресат міг тільки занести в неї свою частину інформації. 

Якщо вам треба узгодити зображення, вставте фото прямо в текст листа, а не прикріпляйте додатком — так адресат не витрачатиме зайвий час на те, щоб скачати файл, відкрити його і побачити. Файл у повному розмірі, при необхідності, продублюйте у вкладенні, або у вигляді посилання на архів. 

Не пишіть «десь там в загальній папці є папка, там має валятись потрібне фото», а знайдіть цю фотографію і прикріпіть до листа. 

Чим сильніше ви спростите задачу отримувачу вашого листа, тим більше шансів, що він відповість швидко і з задоволенням, а не відкладатиме ваш лист на останній момент. 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0
10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Визнавайте свої помилки, вибачайтесь і пропонуйте план вирішення

Якщо ви забули вчасно попросити якісь дані і вам треба отримати їх терміново, не перекладайте свої проблеми на адресата, вимагаючи у нього негайної відповіді, навіть якщо він ваш підлеглий. Чесно зізнайтесь, що забули, чи не змогли, вчасно запитати інформацію, і попросіть вас виручити. Людині буде приємніше вам допомогти, ніж терміново виконати раптове доручення. 

Якщо затримка була з вашого боку, запропонуйте варіанти вирішення проблеми та допомогу. Наприклад, «Олено, я вчора забув попросити у тебе дані для звіту. Чи можеш ти мене виручити і швидко їх надіслати? Можу попросити програмістів зробити виписку, щоб у тебе були вихідні дані». Погодьтесь, це значно краще ніж «Олено, пришли дані для звіту, у тебе дві години». 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0
10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Не намагайтеся «залізти в голову»

Фрази на кшталт «ви закохана у свою справу людина, тому легко впораєтесь з цим», «ця задача — серйозна битва, які ви так любите». Автор таких висловів ніби хоче запрограмувати людину на хороше ставлення до завдання та мимохідь зробити їй комплімент, натомість це тільки дратує. У діловій переписці не прийнято робити висновки за адресата. Будьте відвертими і прямо пишіть, що треба зробити, і чому це треба зробити у певний термін. Наприклад, «Будь-ласка, напиши цей текст до завтра, бо ми можемо втратити крупного клієнта» замість «Ти любиш швидко писати тексти, тому маєш впоратися до ранку». 

 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Давайте оцінку роботі, а не людині

Не пишіть «Таке рішення пропонують тільки нерозумні люди» чи «Тільки недалекоглядна людина могла написати такий текст, вам треба ще повчитись». Натомість краще оцінюйте саму роботу: «Така фотографія нам не підходить», «Текст потрібно скоротити і переписати з меншою кількістю епітетів». Також, коментуючи чужу роботу, краще говорити про власні оцінки. Не «це складний текст», а «я не зрозумів, що тут написано», і в жодному разі не «ти пишеш погано». А ще краще відштовхуватись від наслідків: «Якщо ми це опублікуємо, на нас подадуть до суду». 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Не пишіть «заздалегідь вдячний/а»

Це дратує і сприймається, як маніпуляція. Якщо людина дякує наперед, то вона наче має на увазі, що раз вона вже вам подякувала, то у вас немає права відмовитись. Автор наче ввічливий, але насправді він намагається примусити адресата щось зробити. 

 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Якщо йдеться про зустріч, інтерв’ю чи нараду, по можливості вказуйте, скільки часу це може зайняти

Так людині буде легше планувати свій час.

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Ніколи не пишіть листи на емоціях

Просто не треба. Нічого хорошого з цього не вийде. Перечекайте, коли емоції стихнуть, або не пишіть, а дзвоніть — по телефону легше не наговорити одне одному зайвого. 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Не пишіть шаблонні фрази

«Піклуючись про Вас та Ваш бізнес», «Доброго часу доби», «З надією на подальшу співпрацю», «Просимо вибачення за незручності». Це дратує і виглядає нещиро. 

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0
10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0

Не будьте неохайними в переписці

Велика кількість одруківок, ігнорування великих букв та розділових знаків, занадто «розмовне» формулювання речень — це все справляє враження неповаги до колег. Не шкодуйте часу на те, щоб сформулювати закінчене зрозуміле речення.  

10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої 0
Тетяна Гонченко
Маю в житті чотири пристрасті: журналістика, подорожі, література і котики. Тож багато пишу, багато їжджу по світу, багато читаю і маю двох котиків. Зрештою, ці сфери тісно пов’язані: хороший журналістський текст – це теж література. А книги – це ще один спосіб подорожувати. Котики ж прекрасні самі по собі. Веду телеграм-канал про книжки: http://t.me/npzbvnkngchtn
https://www.facebook.com/atanoissapa

1 641 thoughts on “10 правил ділової переписки з нової книги Ільяхова та Саричевої

    Залишити відповідь